Vorstellung einzelner Vorstandsmitglieder

Die Aufgabenbeschreibungen sind nicht abschließend.

Aufgabenverteilung 1. Vorsitzende/r und 2. Vorsitzende/r

1. Vorsitzende/r

verantwortlich für die Zusammenarbeit mit und Ansprechpartner für:
1. und 2. Schatzmeister/in
1. und 2. Schriftführer/in
JugendleiterIn
GartenfachberaterIn
Ältestenrat
Kassenprüfung
Parzellenkündigungen, Wertermittlungen, Neupächter auswählen, Pachtverträge abschließen
Arbeitseinsatzleitung
Mitglied im erweiterten Vorstand des Bezirksverbands
externe Vertretung gegenüber Behörden, Vereinen, Bezirksverband, Politik etc.
Vertragsabschlüsse extern
Delegierte zum BZV

2. Vorsitzende/r

verantwortlich für die Zusammenarbeit mit und Ansprechpartner für:
Abschnittsobleute
Werkzeugwart
Wasserwart
VereinshausbetreuerIn
Bieranlage
Platzwart

gemeinsam: Arbeitseinsatzleitung, Festausschuss

SchatzmeisterIn

Der engere Vorstand setzt sich aus der/dem 1. und 2. Vorsitzenden, der/dem 1. SchriftführerIn und der/dem 1.SchatzmeisterIn zusammen.

Der Schatzmeister, sowie die anderen engeren Vorstandsmitglieder, werden per Notar in das Vereinsregister beim Amtsgericht Charlottenburg eingetragen. Der Schatzmeister arbeitet allein verantwortlich. Er verwaltet alle Konten des Vereins sowie die Hauptkasse (Bargeld-Kasse) und erledigt sämtliche Überweisungen, Ein- und Auszahlungen. Daneben wird von ihm ein digitales Kassenbuch in Form eines Journals geführt.

Dieses sowie die Offenlegung der Bankkonten werden jährlich mehrmals auch unangemeldet von den Kassenprüfern kontrolliert. Die jährlich anstehenden Jahresabrechnungen werden von der/dem stellvertretenden SchatzmeisterIn angefertigt. Eine enge Zusammenarbeit der SchatzmeisterIn ist Voraussetzung und ist wie eine echte Teamarbeit anzusehen. 

Unterstützung durch die/den 2. SchatzmeisterIn

SchriftführerIn

Die/der SchriftführerIn nimmt neben den Aufgaben und Pflichten als Vorstandsmitglied insbesondere alle Aufgaben in der Verwaltung der Kolonie war. Sie/Er führt alle schriftlichen Arbeiten des Vereins eigenverantwortlich und selbständig aus. Hierunter fallen insbesondere:

• alle offiziellen Schreiben, die vom Vorstand beschlossen sind
• Einladungen zu Versammlungen, Besprechungen und sonstige Veranstaltungen
• Bekanntmachungen in den Informationskästen auszuhängen und zu entfernen
• die Mitgliederliste, die Vereinsakten, das Beschlussbuch und die Bewerberliste geordnet zu führen
• einen Terminkalender mit allen Geburtstagen, Jubiläen und sonstigen wichtigen Begebenheiten zu führen und den Vorstand rechtzeitig zu einer entsprechenden Veranlassung zu unterrichten
• bei Versammlungen und Sitzungen Protokoll zu führen und alle erforderlichen Unterlagen (Satzung, Geschäftsordnung und Beschlussbuch) bereit zu halten.

Unterstützung durch die/den 2. SchriftführerIn